Les avantages d’un ERP

Les principaux avantages d’un PGI, par rapport au système comptable, résident dans le “I” de PGI ;) Du fait que ce soit un système intégré, il n’est plus nécessaire de saisir les factures clients ou fournisseurs. En effet, celles-ci sont créées et peuplées par le système. Ce qui nous sauve un temps précieux.

De même, la facturation client et fournisseur est assistée. Le système, selon les paramètres de la commande du  client ou fournisseur, et l’état de livraison, va permettre la facturation partielle ou totale ou, l’empêcher si l’état de la commande ne le permet pas. 

Les écritures comptables sont également créées automatiquement à partir des modules et applications intégrés. C’est le cas par exemple pour :

• Les notes de frais 

• Les écritures de paie

• Les immobilisations et écritures de dépréciation

• Les écritures d’actif d’inventaire automatisé issues des mouvements de stocks

• Les écritures de régularisation tels que les gains/pertes de change, les corrections de conciliation bancaire etc...

La tenue de livres se trouve donc moins consommatrice de temps pour les techniciens et professionnels comptables et, le risque d’erreurs est considérablement réduit. De ce fait, la comptabilité peut s’orienter vers des tâches plus analytiques telles que la configuration, la qualité  et la présentation de l'information financière dans le respect des exigences gouvernementales.  

En outre, le PGI permet non seulement de donner l’heure juste sur la situation financière de l’entreprise tout en réduisant les coûts, mais aussi de fournir des rapports de qualité (tableaux de bord et autres rapports de gestion) et facilement accessibles qui permettront d’améliorer les décisions de gestion.

En résumé, le travail de comptabilité sous un PGI a évolué par rapport à une application purement comptable. Ainsi, efficacité et efficience se conjuguent parfaitement afin d’atteindre les objectifs. Par conséquent, les travaux de la comptabilité concernent de moins en moins la tenue de livres à proprement parler, mais vont plus s’orienter vers le support des opérations de production ou de ventes ainsi que le contrôle. Cela permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en ayant des outils pour bien gérer ses affaires et prendre les bonnes décisions. Le PGI permet notamment de rendre très accessible le croisement d’indicateurs financiers et opérationnels, ce qui développe les possibilités de contrôle et de prise de décision.

Challenges d’un ERP

Au-delà des avantages que représentent un PGI pour la gestion comptable, il y a tout de même des défis à relever  pour les entreprises qui passent d’une application comptable à un PGI. 

Premièrement, l’implantation est plus complexe. Les implications et configurations du système influent, pour la plupart, directement ou indirectement sur les données comptables qui seront produites. Cela nécessite donc plus d’efforts en configuration, et une réflexion pour la stratégie de gestion. 

Il est important de prendre le temps de bien configurer le système. En effet, le fait que le système soit intégré, sous-entend aussi que des erreurs de données ou de configuration vont se propager sur les différents flux opérationnels . Par exemple : un mauvais paramétrage sur le client va se reporter sur les ventes, la facturation et les pièces comptables. Il est nécessaire d’avoir un comptable à l’interne qui connaît ce type de système afin de pouvoir se reposer sur son expertise.

Les étapes de formation et de tests sont primordiales.. Les entreprises ont parfois tendance à vouloir les raccourcir pour réduire les coûts (internes et externes).  Mais, il faut être conscient que ce qui peut être gagné dans cette phase est souvent perdu  durant le Go Live en support et correction d’erreurs.

Applications comptables verticales

Concernant les applications comptables verticales, les caractéristiques sont très différentes. 

Les éditeurs offrent de plus en plus des produits prêts à l’emploi avec un minimum de configuration. 

Cela permet aux entreprises de démarrer rapidement et facilement, avec un minimum de ressources humaines. 

L’utilisation de ces systèmes est plus simple du fait que l’application se concentre sur la comptabilité. Il n’y a pas les mêmes dépendances et propagation de données dans différents modules comme sur un PGI donc,  les possibilités d’erreur s’en trouvent réduites.

En contrepartie, ces applications proposent souvent un panel de fonctionnalités réduites par rapport à un PGI sur la partie comptable. Par exemple : la gestion des immobilisations se fait parfois complètement manuellement, dans un chiffrier, avec report des écritures en fin de période. 

Les factures et écritures comptables doivent parfois être saisies manuellement, car n’héritent pas des données de flux d’opérations que l’on trouve dans un PGI. 

La production comptable, ou tenue de livres, prend donc plus temps. Et souvent, ces travaux sont faits par des techniciens comptables. 

L’exploitation des données pour obtenir des KPI et ratios est donc plus difficile, et oblige à passer par un système d’intelligence d’affaires (BI) ou simplement de se passer de certains indicateurs. 

Conclusion

L’on peut dire que dans le panel des PGI et applications comptables verticales, il y a une grande diversité de solutions. Dans les 2 cas, les solutions de type Open Source vont permettre d’ajouter plus facilement des fonctions et d’adapter la solution aux besoins de l’entreprise. Tandis que les solutions propriétaires sont conçues pour proposer un choix prédéfini d’options avec des ajouts et ajustements de fonctions plus difficiles. 

À chaque compagnie de voir ce qui est le plus adapté pour elle.

Centré sur l’Open Source, Numigi travaille sur le socle Odoo communautaire, et a développé un package de module Konvergo  permettant d’améliorer la comptabilité en plusieurs points, notamment : 

• La sécurité des accès sur le renversement d’écritures et l’annulation de paiement

• La présentation des états financiers normés en codes IGRF permettant aux entreprises de produire à leur cabinet des rapports prêts à être utiliser pour les déclaration

• Un set de rapports financiers de base pour la solution communautaire au Canada

• L’ajustement et enrichissement des types de comptes comptables pour le Canada

• L’ajout d’une fonction de fermeture fiscale assistée pour fermer un exercice financier

Les retours d’expérience des Numigiens leur permettent de faire évoluer constamment les fonctionnalités pour offrir une solution répondant aux besoins du client de passer moins de temps en tenue de livres, et de se concentrer sur le contrôle de gestion, l’analyse de performance financière et opérationnelle, et la stratégie de données.