Organisation

Le cycle de vie des projets TI contient plusieurs phases :

• Expression de besoin

• Analyse / conception

• Réalisation

• Recette / Tests d’acceptation et non régression

• Go Live

• Support et maintenance

La phase de Go Live est souvent plus courte que les autres dans un projet TI. Pourtant, c’est aussi une phase cruciale pour le succès d’un projet qui nécessite de la préparation et de l’organisation.

Cette phase est parfois négligée par les entreprises, avec des efforts restreints et des raccourcis pris. Cependant, il est primordial d’y passer le temps nécessaire pour une réussite assurée. 

Préparation

La phase de Go Live se prépare bien en amont. Cette préparation commence par la phase de tests d’acceptation et non régression, consistant à s’assurer que la solution à livrer correspond bien aux attentes et spécifications de celle-ci. 

La phase de tests d’assurance qualité met en œuvre plusieurs utilisateurs finaux et permet d’assurer un bon niveau d’adhésion des utilisateurs dans la phase de Go Live.

En complément de la phase d’assurance qualité, une phase de test d’acceptation utilisateur est aussi nécessaire. Cette phase vise à s’assurer que les différents processus et cas d’affaires sont pris en charge d’une manière acceptable, pour l’échantillon d’utilisateurs qui réalise ces tests. Il ne s’agit pas de valider que la solution fonctionne, mais que le fonctionnement prévu est acceptable pour les utilisateurs. 

Autres éléments à prendre en compte

La formation est aussi un élément crucial dans le déploiement d’une solution. Cette phase est souvent négligée par les entreprises, qui doivent ensuite composer avec la frustration des utilisateurs, et le rattrapage des erreurs qui peut s’avérer long et fastidieux selon les cas. 

Un autre aspect important dans la préparation du Go Live, est la gestion des accès. L’équipe de gestion doit réfléchir et définir les niveaux d’accès des utilisateurs, en s’assurant que chacun aura les accès nécessaires à la réalisation de sa mission. 

La gestion des données est également importante. La préparation et l’import des données doit être faite avant le Go Live. Cette phase doit inclure un contrôle de conformité des données.

Et si ma solution est déjà en place ?

Pour une solution déjà en place, sur laquelle on ajoute des fonctions, ou l’on modifie des fonctions existantes, il est nécessaire de faire une analyse d’impact. Cette analyse doit permettre de définir les actions nécessaires, en termes d’ajustement d’organisation, de modification ou mise à jour de données, ou encore d’étapes de transition. 

Souvent, le déploiement d’une solution apporte un ensemble de modifications organisationnelles, qui nécessite la mise en place d’une communication précise visant à faciliter la mise en œuvre de ces changements. Cette communication peut être à destination des utilisateurs ou bien encore des clients lorsque les changements apportés touchent à l’expérience client. 

Suivis et contrôles

Enfin, une fois que le Go Live est effectif, il reste encore des étapes à ne pas négliger. Il faut notamment mettre à disposition un canal et des contacts de support interne ou externe afin de permettre de dépanner des utilisateurs.

Même si le volume des demandes de support est négligeable, il est important d’être à l’écoute des utilisateurs pour saisir les opportunités d’optimisation ou d’évolution futures. 

De même, il est nécessaire de mettre en place des contrôles de données et indicateurs afin d’assurer que les résultats constatés sont ceux initialement escomptés afin det permettre la mise en place d’actions correctives dans le cas contraire. 

En résumé
Un projet n’est réussi que si la phase de Go Live est un succès.

La gestion de projets est une discipline à part entière, qui nécessite souvent l’accompagnement par des experts pour s’aider à assurer des déploiements réussis. 

Ces phases sont aussi souvent des moments stressants pour les utilisateurs. Une bonne préparation permet d’assurer des phases de Go Live avec une adhésion maximale des utilisateurs.